Training Time management

In een kantooromgeving heeft u dagelijks te maken met hoge werkdruk, tijdgebrek, veel telefoon, e-mail en inloop, waardoor u af en toe het gevoel heeft dat uw werk zich opstapelt. En hoewel u een dienstverlenende functie bekleedt, lijkt het wel eens of u alleen maar dienstbaar bent en geleefd wordt door uw omgeving en onvoldoende toekomt aan uw eigen werkzaamheden. Het efficiënt organiseren van uw werkzaamheden en het stellen van de juiste prioriteiten is dus cruciaal. Maar hoe doet u dat?

De oplossing ligt vooral in het verstandig omgaan met uw beschikbare tijd. Prioriteiten stellen, zaken delegeren, werk in de slimste volgorde doen en uw eigen grenzen bewaken. Maar ook een opgeruimd bureau en het op orde hebben van uw papieren en elektronische informatie zorgt voor meer rust op uw werkplek. Een overvolle 'inbox' met e-mails, losse briefjes en post-its herinneren u continu aan zaken die nog moeten gebeuren en verhogen uw werkdrukbeleving. Tijd valt niet te managen maar u kunt uzelf wel managen door uw persoonlijke planning en organisatie onder controle te krijgen en efficiënt om te gaan met werkdruk; time management is zelfmanagement.

Time management gaat echter verder dan alleen opruimen of beter leren plannen. Uw houding en werkwijze verandert niet op grond van theoretische argumenten. De nieuwe manier van werken moet ook realiseerbaar zijn in uw dagelijkse praktijk. In deze training ontdekt u uw eigen rol in het bewaken van uw tijd en leert u hoe u gestelde prioriteiten kunt realiseren. De training heeft tot doel u zo sterk mogelijk te maken in uw functie. Er wordt aandacht besteed aan twee belangrijke aspecten van time management: effectiviteit en efficiency.

U maakt kennis met een aantal essentiële vaardigheden die u nodig heeft om effectiever met uw tijd om te gaan. U leert vaardigheden te beheersen op het gebied van assertiviteit, onderhandelen, delegeren en helder communiceren. Ook krijgt u concrete tips om efficiënter en meer gestructureerd te werken en maakt u kennis met een methode waarop u digitale en papieren informatiestromen beter kunt beheersen. Kortom; u leert tijdswinst te boeken en leert uw zaken direct, effectief en efficiënt af te handelen, waardoor u weer baas over uw eigen agenda wordt.

Programma

Met uw eigen praktijksituatie als uitgangspunt krijgt u praktische tips om uw tijd zo goed mogelijk in te delen en oefent u in vaardigheden die nodig zijn om efficiënt met uw tijd om te gaan. Daarbij passeren de volgende onderwerpen de revue:

De basis van time management

• activiteiten classificeren (afwegen belang en urgentie)
• de 3 E's: effectiviteit, efficiëntie en energie
• tijdverstorende factoren elimineren
• werken vanuit helicopterview
• taak- en time-management
• de kunst van tijdsbeheer

Tijdanalyse

• het opstellen en naleven van een werkplanning
• uw eigen taken en doelen identificeren
• pro-actief agendabeheer
• inzicht in uw tijdsbesteding

Prioriteiten stellen

• het verschil onderkennen tussen belangrijke en onbelangrijke taken
• een goede balans vinden tussen korte en lange termijn activiteiten

Assertief optreden

• relatie assertiviteit en time management
• grenzen aangeven en ‘nee’ zeggen
• feedback geven en ontvangen
• assertief communiceren
• omgaan met interrupties

Efficiënter werken

• ontwikkelen van een proactieve werkhouding
• time management methoden en tools
• samenwerking en deadlines
• SMART werken
• doe-het-nu principe

Persoonlijk time management

• perfectionisme en verantwoordelijkheidsgevoel
• het creëren van een praktische en efficiënte werkplek
• ontspannen omgaan met kritiek, stress en deadlines
• het verschil tussen dienstverlenend en dienstbaar
• persoonlijke flexibiliteit en aanpassingsvermogen
• kern van uw functie en verantwoordelijkheden
• het elimineren van tijdverslinders
• zelfmanagement en discipline

Valkuilen bij timemanagement

• inefficiënte persoonlijke planning en organisatie
• planning niet omzetten in concrete acties
• psychologisch tijdsgebrek
• faalangst en uitstelgedrag
• chaotische werkplek

Deskmanagement (managen van informatie en archiefbeheer)

Verlangt u vaak naar een schone e-mail box, meer overzicht, ordening, een ‘clean desk’ en een archiveringssysteem dat bij uw persoonlijke manier van werken past? De informatiestroom die u dagelijks moet verwerken wordt steeds groter. De administratieve organisatie van uw werkomgeving speelt daarom een essentiële rol bij het efficiënt en effectief uitvoeren van uw werkzaamheden. Met uw persoonlijke praktijksituatie als uitgangspunt maakt u kennis met praktische ordeningsmethoden, technieken en hulpmiddelen die het efficiënt beheren van uw archief, e-mail en andere informatie vergemakkelijken. Ook besteden we aandacht aan de invloed en de mogelijkheden van de technologie.

Resultaat

Na het volgen van deze training gaat u efficiënt en effectief met uw tijd om: u deelt uw tijd in op basis van uw doelen en prioriteiten en u heeft toepasbare tips gekregen om uw eigen time management te verbeteren. Ook heeft u inzicht in uw persoonlijke valkuilen en weet u deze te vermijden. U heeft belangrijke vaardigheden, zoals 'nee zeggen', onderhandelen en delegeren verder ontwikkeld.

Doelgroep

Deze training is bedoeld voor iedereen die zijn persoonlijke effectiviteit wil vergroten, meer controle en overzicht wil hebben over de dagelijkse werkzaamheden, ontspannen met deadlines wil leren omgaan en meer invloed op zijn omgeving wil leren uitoefenen. Ook wilt u uw tijd beter leren beheren en uw functioneren optimaliseren. Voor deze training is geen specifieke vooropleiding vereist.

Persoonlijke evaluatie / aftercare

Na afloop van de training is het mogelijk dat de cursist een persoonlijke evaluatie van de trainer ontvangt.
Via deze evaluatie ontvangt de cursist de bevindingen van de trainer, een persoonlijke analyse evenals de leerpunten en een persoonlijk advies. Onze cursisten en hun leidinggevenden gebruiken deze evaluatie in de praktijk als een persoonlijk actieplan voor zichzelf en als leerdocument in bijvoorbeeld voortgangs- en functioneringsgesprekken. Indien u er prijs op stelt om deze evaluatie te ontvangen, kunt u dat aangeven op het inschrijfformulier.