Training Leidinggeven aan projecten

In steeds meer organisaties wordt er projectmatig gewerkt en steeds vaker worden opdrachten in teamverband uitgevoerd. Op het gebied van snelheid, betrokkenheid, effectiviteit, overzicht en het krijgen van draagvlak in de organisatie, levert deze manier van werken dan ook aanwijsbaar resultaat op. Ook komt het steeds meer voor dat activiteiten binnen organisaties door projectteams vanuit diverse afdelingen worden uitgevoerd. Dit vraagt om coördinatie en een strakke organisatie. Toch worden in veel organisaties interne projecten opgestart zonder overleg en het vastleggen van duidelijke verantwoordelijkheden, afspraken en verwachtingen, wat met regelmaat resulteert in onduidelijkheid, inefficiënt werken en het niet halen van de afgesproken deadlines. Projectmatig werken biedt daarentegen een goede werkstructuur.

Projecten verlopen in de praktijk echter helaas niet altijd volgens plan. Beoogde resultaten worden lang niet altijd gerealiseerd. Projectmanagers krijgen te maken met opdrachtgevers die van mening veranderen of met projectmedewerkers die onvoldoende betrokken zijn en onder de maat presteren. Ook zijn projecten vaak complex, langdurig en multidisciplinair en kunnen ze binnen een organisatie tot een veranderingsproces op organisatorisch, technisch, sociaal of financieel gebied leiden wat weer invloed kan hebben op de doorlooptijd. Aan de basis van een succesvol project staat een eenduidige projectaanpak, efficiëntie, flexibiliteit en doelgerichtheid. Daarnaast moet het project een vaste start- en einddatum hebben, moet het kwalitatief meetbaar zijn en moet het duidelijk zijn wat er van wie wanneer verwacht wordt.

Van u als projectmanager wordt daarbij steeds meer verwacht. U krijgt een opdracht en vertaalt deze naar activiteiten, een tijdspad en een planning met de inzet van de juiste mensen en middelen op het juiste moment. U bent tevens verantwoordelijk voor het nemen van de juiste beslissingen, het aansturen van de projectleden en het behalen van de door de klant gestelde einddatum, binnen het vastgestelde budget. Dreigt de einddatum in gevaar te komen, dan bent u het aanspreekpunt. Alle ogen zijn gericht op u om de knopen door te hakken en de opdrachtgever te blijven informeren. Het gedegen leidinggeven aan een project vraagt dan ook om specifieke vaardigheden, mensenkennis, inzicht en een resultaatgerichte instelling. Het is belangrijk dat u goed aanvoelt wanneer welke beslissing genomen moet worden. De ideale projectmanager heeft kennis van organisatieontwikkeling en verandermanagement en beschikt bovendien over uitstekende sociale vaardigheden en beïnvloedingstechnieken. De vraag naar professionalisering van de aanpak van projectmanagement is dan ook groeiend.

Projectmanagers van verschillend niveau zien verschillende vragen op zich afkomen. Hoe kun je invloed uitoefenen op stakeholders? Hoe stel je een goed projectteam samen met de juiste balans tussen medewerkers en de juiste combinatie van hun afzonderlijke kwaliteiten? Hoe en wanneer maak je de gevolgen van beslissingen inzichtelijk en hoe creëer je binnen een projectteam een volwassen, plezierig en stimulerend werkklimaat? Hoe structureer je het project en welke projectmanagement methode ga je daarbij gebruiken? In deze training gaan we specifiek in op de disciplines waar u als projectmanager over moet beschikken om een project met succes te laten verlopen. Dit succes is onder andere gebaseerd op hoe goed u het project voorbereidt, inricht, structureert en beheerst. Ook is het van belang hoe u omgaat met het samenspel van het projectteam, de organisatie eromheen en de opdrachtgever. Om u een realistisch en totaalbeeld te geven van zowel projectmanagement als uw rol daarin, wordt in de training het gehele traject van een project van het begin tot het einde doorlopen.

Programma

In deze praktijkgerichte training vormt uw eigen werkomgeving het uitgangspunt. In een mix van theorie en praktijk leert u de kritische succesfactoren van projectmanagement kennen en maakt u kennis met diverse effectieve methoden en technieken. U krijgt inzicht in de positie van de projectleider in relatie tot betrokken personen en partijen binnen en buiten het project. Daarnaast worden de groepsdynamische processen en technische aspecten van projectmanagement behandeld. Er wordt aandacht besteed aan de basistechnieken zoals planning, structurering, teamvorming en de inventarisatie van belangen en risico’s. Verder wordt ingegaan op de basisvaardigheden zoals communicatie en afstemming, omgaan met weerstand en het stimuleren van effectief gedrag.

U leert uzelf kennen als projectleider en u leert de aanvullende kwaliteiten van uw projectleden in te schakelen. De theorie wordt op een stimulerende wijze gecombineerd met interactie. De volgende onderwerpen komen aan de orde:

Uitgangspunten projectmanagement

• betrokkenen bij projectmanagement
  (initiatiefnemer, projectleider en projectteam)
• kenmerken van projecten en projectmatig werken
• de elementen kwaliteit, budget, mensen en doorlooptijd
• beheersing en sturing geven aan projecten
• de plaats van projecten in organisaties
• organisatie normen, waarden en cultuur

Kritische succesfactoren projectmanagement

• projectfasering
• inhoudelijke voorbereiding van een projectplan
• kwaliteitseisen aan proces, controle, borging en resultaat
• beheersen van een project in tijd, organisatie, budget, informatie, kwaliteit
• beslissen en beslissingsniveaus
• projectteam samenstelling
• informatievoorziening
• projectmonitoring

Projectmanagement in de praktijk

• projectvoorwaarden en projectorganisatie
• verantwoordelijkheden en bevoegdheden bepalen
• projectrollen (projectmanager, opdrachtgever, projectleden)
• inrichting en afbakening van een project
• de start van een project
• mijlpalen en beslismomenten
• projectvoortgang en -rapportage
• evaluatie van het project

Projectplan

• het opzetten van een projectplan
• de onderdelen van een projectplan
• conformeren aan een kwaliteitssysteem
• documenteren van de opdrachtomschrijving
• onderzoeken van de oplossingsrichtingen
• definiëren van afhankelijkheden en relaties
• risico-analyse en kosten/baten analyse uitvoeren
• projectfinanciering verzorgen
• fasen en mijlpalen definiëren
• workload-schatting / resources
• toewijzing van taken

Projectleidersvaardigheden

• benodigde competenties voor de projectleider
• persoonlijke effectiviteit
• concrete doelen stellen en bewaken
• plannen van taken, mensen en middelen
• motiverend leidinggeven en teammanagement
• omgaan met politiek binnen projecten
• onderhandelen met opdrachtgever
• communicatie rond het project
• beïnvloedingsstrategieën
• communicatie naar de organisatie
• omgaan met belangen, weerstand en conflictsituaties

Teamvorming en communicatie

• teamsamenstelling en teamrollen (Belbin)
• effectieve teamvorming en -ontwikkeling
• samenwerken en teamoverleg
• teamgedrag en teamcultuur
• teambuilding en motivatie

Resultaat

Na het volgen van deze training kent u de essentie van projectdoelstellingen, weet u wat er van u verwacht wordt als projectmanager en kent u de rol van de opdrachtgever en de bedrijfsomgeving. Verder bent u bekend met de politiek rond projecten en de interne projectorganisatie. U bent in staat een volwaardig projectplan te schrijven, u weet wat er in elke projectfase moet gebeuren, hoe u meetbare resultaten en doelstellingen van projecten definieert, hoe u de voortgang van een project inzichtelijk kunt maken en u beschikt over de handvatten die u helpen deze doelstellingen te behalen. Problemen en risico's herkent u tijdig en u weet deze op de juiste manier aan de orde te stellen. Ook weet u wat het inhoudt om volgens een projecthandboek en projectplan te werken en bent u in staat om afhankelijkheden tussen verschillende activiteiten te overzien.

Verder heeft u inzicht in de samenwerking en communicatie binnen projectteams, kent u uw rol als projectmanager tegenover de projectleden en functioneert u als verbindende schakel tussen uw opdrachtgever en uw projectmedewerkers. Daarnaast heeft u meer inzicht in uw persoonlijke stijl van onderhandelen, aansturen en conflicthantering, waardoor u beter kunt omgaan met tegengestelde belangen. U beheerst verschillende stijlen van leidinggeven en weet deze aan te passen aan de behoeften van uw verschillende projectmedewerkers.

U:

• kent de belangrijkste principes van projectmanagement
• kunt projecten beheersen op tijd, budget, kwaliteit, informatie en organisatie
• heeft inzicht in effectieve samenwerking en communicatie binnen projectteams
• heeft inzicht in uw sterke en zwakke kanten met betrekking tot het managen van een project
• onderkent projectrisico’s en neemt passende maatregelen
• kunt projecten opdelen, faseren en plannen en de gehele projectcyclus overzien
• kunt de inrichting van een project en de organisatie er omheen verzorgen
• kunt planningen begrijpen en vertalen naar de praktijk.
• onderscheidt verschillende organisatieculturen en stemt uw plan van aanpak hierop af
• koppelt een gedegen risicoanalyse aan een actieplan

Kortom; u beschikt over alle kennis en vaardigheden om samen met uw team een project succesvol vorm te geven en fungeert tegelijkertijd als een professionele, volwaardige gesprekspartner voor uw opdrachtgever.

Doelgroep

Deze training is gericht op projectmanagers, projectleiders, leden van projectteams en verder iedere manager, die zich verder wil verdiepen in een projectmatige aanpak binnen zijn of haar organisatie. U bent als (deel)projectleider werkzaam of gaat hier binnenkort mee starten of bent als stafmedewerker betrokken bij de projecten binnen uw organisatie. U wilt uw kennis en uw vaardigheden over projecten uitbreiden en/of uw persoonlijke effectiviteit als projectleider vergroten.

Deze training is ook geschikt voor projectmedewerkers met ervaring, die willen doorgroeien in hun leidinggevende vaardigheden als projectleider.


Persoonlijke evaluatie / aftercare

Na afloop van de training is het mogelijk dat de cursist een persoonlijke evaluatie van de trainer ontvangt.
Via deze evaluatie ontvangt de cursist de bevindingen van de trainer, een persoonlijke analyse evenals de leerpunten en een persoonlijk advies. Onze cursisten en hun leidinggevenden gebruiken deze evaluatie in de praktijk als een persoonlijk actieplan voor zichzelf en als leerdocument in bijvoorbeeld voortgangs- en functioneringsgesprekken. Indien u er prijs op stelt om deze evaluatie te ontvangen, kunt u dat aangeven op het inschrijfformulier.